Siang itu saya janji bertemu dengan seorang vendor salah-satu perusahaan aplikasi. Kebetulan dia teman lama, yang baru saya temukan lagi dalam suatu acara seminar TI. Sang teman, sebut saja Wahab, ingin berbagi cerita dengan saya soal proses tender di instansi pemerintah. Kebetulan dia memang sering menang tender dalam proyek-proyek TI di pemerintahan.

Prosedur pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di departemen itu ada dua, begitu Wahab memulai ceritanya. Biasanya kalau tendernya belum ada, kita approach ke user yang kita anggap dia nantinya user dari produk yang akan kita pasok. Yang kedua keluar proposal. Penawaran harga. Kalau harganya di bawah Rp 50 juta maka jatuhnya adalah penunjukkan langsung. Kalau Rp 50 juta sampai Rp 100 juta tender tertutup, bisa lewat undangan. Di atas Rp 100 juta tender terbuka dan diumumkan di media. Kemudian pada saat datang untuk menunjukkan SIUP jasa perusahaan, yang mendaftarkan harus owner atau orang yang diberikan kuasa oleh owner. Dokumen SIUP kemudian ditukar dengan dokumen tender.

Tendernya sendiri ada dua macam. Ada yang langsung pasca kualifikasi atau pra kualifikasi. Kalau pra kualifikasi yang diperiksa adalah kelengkapan dokumen dari perusahannya. Dan bonafiditas peru-sahaan, biasanya dokumen legal dan data personilnya. S1, atau S2 nya. Dari situ keluar pemenang yang lolos seleksi kualifikasi. Kalau sudah, baru masuk ke pasca kualifikasi. Ada juga yang langsung. Kalau sudah sampai ke situ, biasanya sudah masuk ke penawaran harga, spesifikasi teknis, dan proposal teknis. Dari situ baru masuk ke harga dan kualitas produk yang ditawarkan. Biasanya ada bobot nilai.

Yang model baru adalah tambahan presentasi dan itu untuk kategori 100 juta ke atas. Minimal 3 yang lolos. Ada yang presentasinya sebagai pelengkap klarifikasi teknis tapi ada juga yang merupakan bobot penilaian. Setelah itu baru keluar berita acara, keluar SPK, baru dijalankan. Kalau penunjukkan langsung, masukkan penawaran harga, keluar berita acara baru keluar SPK dan jalan.

Bagaimana bisa menang? Tentu dengan cara pendekatan. Ada yang melakukan pendekatan ke user. Tapi user kan yang memakai produk aplikasi, sedangkan tender itu dilakukan oleh panitia tender. Dalam tender, yang berhak memberikan penilaian dan menentukan pemenang adalah pertama panitia tender dari segi berkas-berkas, kedua user, karena mereka mempunyai hak untuk menentukan mau pakai yang mana. Tapi biasanya yang terjadi adalah otomatis panitia tender saja, padahal dia tak tahu sejauh mana aplikasi bisa memenuhi kebutuhan user. Jadi jatuh nggak fair-nya ada di situ. Karena begitu orang bisa mendekati panitia tender, maka panitia tender yang mutusin dan nanti bagi-bagi kuenya sama panitia tender.

Jadi pendekatannya sebetulnya kepada keduanya, panitia tender dan user. Karena sewaktu pelak-sanaanya nanti kita kontraknya dengan user bukan ke panitia lagi. Kalau user tidak sepenuhnya setuju dengan hasil pekerjaan kita, maka susahnya nanti waktu berita acara pemeriksaan, serah terima pekerjaannya susah. Kita dicuekin user.

Tapi modelnya sekarang adalah mengadakan tender mepet akhir tahun. Tender itu jatuhnya pada Januari/Februari. Untuk Jakarta, biasanya Januari sudah turun. Seharusnya sudah ada tender mulai Januari atau Februari, tapi yang terjadi adalah di beberapa departemen tendernya mepet akhir tahun. Nanti kalau mepet akhir tahun, pelaksanaan tendernya sendiri selang sebulan sebelum 15-19 Desember, batas akhir tarik duit. Kalau sudah begitu, dilolosin saja prosedurnya, padahal pekerjaannya belum selesai. Berita acara pemeriksaan langsung keluar. Jadi mau nuntut atau sanggah, sudah tidak ada waktu lagi. Jika kita lihat ketidakberesan, mau disanggah atau apa, sudah nggak cukup waktunya.

Kunci ketegasannya adalah pada panitia penerima barang. Tim teknis, panitia tender, tim pemeriksa, dan user. Soal pembagian kue, kalau saklek seperti di daerah biasanya 20-25% dari nilai total. Mereka yang potong. Di luar tender, untuk mencairkan duitnya sendiri terkena potongan lagi. Untuk nyairin dana di KPKN dipotong sebesar 2%, di kas bironya dipotong lagi sebesar 2%. Jadi habis kira-kira 30%. Ngenes juga sih.

Makin ke sini, saya makin banyak menemukan user yang kritis yang maunya milih orang yang cocok sama mereka dan bisa memenuhi keinginan mereka. Jadi kalau approach tapi nggak cocok di user, dia juga tidak akan milih. Jadi kalau ke user bicara kualitas ya, bicara kue juga ya. Tapi kalau ke panitia bicaranya kue saja. Jadi pendekatannya harus kepada keduanya. Itulah kenyataannnya Mas, meski ini bisnis TI yang katanya bisa membuat transparansi, tetapi kalau soal tendernya ke instansi pemerintah tetap saja harus mengeluarkan dana ekstra. (AZ)