Kalau muncul pertanyaan, berapa alokasi anggaran TI di suatu organisasi atau perusahaan, bela-kangan ini, angkanya cukup menggembirakan. Setidaknya, rata-rata organisasi atau perusahaan menghabiskan anggaran per tahunnya kurang lebih 10% untuk pembangunan, pengelolaan, dan pemeliharaan ICT (Information and Communication Technology). Untuk sektor government, bisa jadi angkanya di bawah 10%.

BAMBANG NURCAHYO PRASTOWO
Kepala Pusat Pelayanan Teknologi Informasi dan Telekomunikasi UGM

Mengingat investasi TI cukup besar, manfaatnya acapkali langsung diper-tanyakan. Untuk mengetahui efektivitas penggunaan TI, tentu tak bisa asal-asalan. Perlu suatu pengukuran, yakni suatu cara untuk mengetahui ke-efektifan TI. Pengukuran bertujuan mendapatkan informasi keberhasilan pengadaan suatu fasilitas TI. Menurut Bambang Nurcahyo Prastowo, kepala Pusat Pelayanan Teknologi Informasi dan Telekominikasi UGM, keberhasilan pengadaan fasilitas TI dapat diukur ber-dasar tujuan pengadaan itu. Detailnya, bisa digambarkan sebagai berikut: andaikan kita meng-adakan fasilitas TI dengan tujuan meningkatkan kinerja sistem perkantoran, maka keberhasilan pengadaan dapat diukur dengan menggunakan parameter seberapa cepat suatu surat masuk ditindaklanjuti oleh tim pelaksana yang ditunjuk.

Di Indonesia, belum semua perusahaan apalagi government melakukan pengukuran. Maklum, pe-ngukuran TI masih dianggap hal baru. Selain itu, menurut Wisnu Wardana, CIO BNI, pengukuran terhadap proyek TI sangat spesifik bila dibandingkan proyek riel seperti konstruksi. Spesifik yang dimaksud adalah penentuan indikator dan cara pengumpulan datanya. Ditambah lagi, dunia TI ber-gerak sangat cepat sesuai dengan tuntutan bisnis.

Minimnya pemahaman akan pentingnya pengukuran TI pada tingkat manajemen turut menjadi penyebab. Ini karena biasanya top level manajemen hanya berkepentingan terhadap besarnya biaya atau investasi yang dikeluarkan saja. Begitu pendapat Krisna Nugraha, seorang konsultan TI. Masih kata Krisna, ada beberapa faktor lain yang menyebabkan pengukuran TI masih dipandang sebelah mata. Seperti ketidaktahuan terhadap metode pengukuran TI, masih banyak pengelolaan TI menggunakan prinsip “laboratorium” dan bukan menjadi bagian dari bisnis itu sendiri, hingga kegiatan pengembangan TI masih dilakukan secara sporadis, tidak terdefinisi dengan baik dan belum tentu bersinergi dengan tujuan organisasi, “Sehingga pada akhirnya sulit untuk dilakukan pengukuran,” tukasnya. Belum adanya tuntutan dari stakeholders atau industri yang mewajibkan pengukuran menambah deretan panjang faktor yang mengakibatkan pengukuran tidak mendapat tempat sebagaimana mestinya.

Memang, untuk melakukan pengukuran TI tidaklah mudah. Pengukuran hanya dapat dilakukan dengan tiga syarat. Pertama waktu dan komitmen. Kedua, SDM yang memahami metode peng-ukuran TI, serta ketiga, dukungan manajemen puncak yang ICT Literate (baca: memahami kontribusi TI terhadap peningkatan kinerja perusahaan) sehingga dapat membuat kebijakan yang mendukung. Padahal ketiga hal tadi di mata Benny Ranti, dosen Magister Teknologi Informasi UI, masih merupakan barang langka di Indonesia.

Manfaat
Sebenarnya, di tengah makin pentingnya TI dalam mendukung kinerja, pengukuran tingkat keber-hasilannya pun perlu dilakukan. Apalagi, ya itu tadi, berkenaan dengan investasi. Baik itu investasi langsung seperti perangkat atau pun tidak langsung, dalam hal ini SDM, waktu, pelatihan, dan sebagainya. Pendeknya, pengukuran TI merupakan bentuk pertanggungjawaban terhadap seluruh investasi yang dikeluarkan. Untuk itu, bagi organisi baik perusahaan swasta maupun pemerintah yang telah mengedepankan TI, pengukuran itu sifatnya wajib. Sebut saja, perbankan. Secara ber-tahap, menurut Dekar Urumsah, chief of information systems centre Universitas Islam Indonesia, pengukuran bisa mulai dilakukan pada sektor pendidikan, pariwisata, pabrikasi/manufaktur, BUMN, dan organisasi pemerintahan termasuk pemerintah daerah.

Meski perkembangan TI di Indonesia tergolong lambat, bagi Bambang Prastowo tidak jadi soal untuk mulai membiasakan diri melakukan pengukuran. “Kita bisa langsung memperbandingkan proses penyusunan RAPBD dari daerah yang menerapkan TI untuk keperluan itu,” begitu penje-lasannya. Pembandingan, kata Bambang, dapat dilakukan di daerah yang sama terhadap waktu-waktu terdahulu. Atau, dapat pula diperbandingkan dengan daerah “sejenis” yang belum mene-rapkan TI dalam penyusunan RAPBD. Soal manfaat pengukuran TI, Bambang tidak meragukan lagi. Ia berpendapat, pengukuran diperlukan untuk mendapatkan gambaran sejauh mana tingkat kegagalan. Apalagi, “Kita sering mendengar gagalnya implementasi TI di banyak sektor di Indo-nesia. Karenanya, pengukuran penting untuk mendapatkan gambaran tentang tingkat kegagalan tersebut,” tandasnya. Dari sini, manfaat pengukuran bisa dituai. Pertama, hasil pengukuran dapat digunakan sebagai justifikasi dilanjutkan atau dihentikannya pekerjaan multiyears. Kedua, hasil pengukuran penting sebagai bahan perancangan sistem di masa depan.

KRISNA NUGRAHA
Konsultan TI

Pendapat senada dilontarkan Krisna yang mengukuhkan bahwa pengukuran TI memang penting. Pria yang pernah bekerja di Microsoft ini, melihat ada beberapa manfaat yang biasa didapat bila pengukuran dilakukan. Mulai dari mengetahui apakah investasi TI yang dikeluarkan berkesuaian dengan arah atau tujuan perusahaan/organisasi, apakah layanan TI selama ini mem-berikan kepuasan kepada pelanggan atau tidak, hingga apakah pengem-bangan layanan TI memberikan dampak kepada perusahaan/organisasi. “Dampaknya bisa berupa pengurangan biaya operasional, pengurangan leadtime dari suatu proses, menghilangkan proses yang tidak efisien, meng-hasilkan pendapatan baru atau tambahan, meningkatkan jumlah transaksi yang dapat diproses, dan sebagainya,” papar Krisna.

Ada satu lagi manfaat dari pengukuran TI, kata Krisna. Yakni mengetahui apakah investasi TI dan pengembangannya berkontribusi terhadap penurunan resiko perusahaan (business risks). Misalnya dengan penerapan sistem keamanan data yang baik, penerapan IT Service Continuity, dan seba-gainya. Secara umum, masih kata Krisna, pengukuran TI dilakukan untuk mengetahui beberapa hal. Mulai dari tingkat keselarasan antara TI dengan bisnis, manfaat investasi yang dikeluarkan, tingkat kualitas layanan TI yang diberikan atau dikembangkan dalam rangka memberikan nilai tambah bagi organisasi hingga mengukur kesiapan TI (dalam hal ini people, process, dan technology) dalam mengantisipasi perubahan bisnis dan teknologi masa depan.

Metode
Bicara soal metode pengukuran TI, hingga kini masih terjadi perdebatan. Ini terjadi mengingat adanya beberapa sudut pandang berbeda dalam mengukur keberhasilan penerapan TI. Menurut Krisna, sudut pandang ini sangat dipengaruhi oleh tujuan dan strategi perusahaan/organisasi itu sendiri. Ia memberikan contoh: Perusahaan yang sedang menggiatkan program pengurangan biaya operasional tentunya akan mengukur keberhasilan penerapan TI dari kontribusi TI terhadap penu-runan biaya, bukan yang lainnya.

Iya, memang cukup banyak metode yang dapat digunakan dalam pengukuran termasuk Economic Value Added, Information Economics, Balanced Scorecard, dan Real Options Valuation, berikut kelemahan dan kelebihannya masing-masing. Sejauh ini belum ada satu pun metode yang dijadikan standard de facto metode pengukuran. Untuk itu, Benny Ranti berpendapat, masih diperlukan penelitian lebih lanjut untuk menghasilkan sebuah metode yang lebih tepat, yang dapat mengakomodasi kelebihan dari setiap metode yang ada saat ini. Bila menengok ke belakang, pengukuran TI di negara maju telah dilakukan sejak 1949. Mulanya, pengukuran dilakukan pada tiga aspek yaitu aspek teknis, semantik, dan efektivitas atau pengaruh. Kemudian pada 1978, aspek pengukuran dikembangkan menjadi 5 yaitu produksi, produk, penerimaan, pengaruh bagi penerima, dan pengaruh pada sistem.

Menapak 1992, muncul kategori kesuksesan Sistem Informasi (SI) atau ICT. Di sini pengukuran dilakukan pada enam aspek yakni kualitas sistem, kualitas informasi, penggunaan, kepuasan pengguna, dampak individu, dan dampak organisasi. Menurut penjelasan Dekar, perkembangan merujuk pada 3 aspek sebelumnya. Ada metode pengukuran yang kadang juga disebut sebagai evaluasi dari aspek investasi yang telah ditanamkan dalam bidang TI. Namun, masih kata Dekar, pengukuran dengan menggunakan evaluasi terhadap investasi TI merupakan pengembangan dari aspek terakhir dari enam aspek yang telah disebut sebelumnya. “Yaitu mengukur dampak TI terhadap organisasi. Sehingga mayoritas juga akan menggunakan alat-alat analisis keuangan,” jelasnya.

Bagi Krisna, pengukuran TI bisa mengacu kepada standard CobIT. Selanjutnya, pengukuran dilakukan berdasarkan setiap proses CobIT yang mencakup 34 proses. Di sini, CobIT memberikan arahan mengenai Key Goals Indicator (KGI) dan Key Performance Indicator (KPI) dari setiap proses. “KGI mencerminkan tingkat keberhasilan pencapaian tujuan proses tersebut sedangkan KPI mengukur kinerja dalam melaksanakan proses tersebut,” papar Krisna lagi. Adapun elemen pengukuran yang digunakan oleh CobIT cukup banyak. Soalnya, setiap proses terdapat beberapa KGI dan KPI.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

HOME  l  EDISI  l  ARTIKEL  l  E-DAERAH  l  EVENT  l  IKLAN